PASOS PARA CREAR UNA EMPRESA EN COLOMBIA

A continuación hablaré brevemente de los pasos necesarios para crear una empresa en Colombia, con la intención de facilitar a los emprendedores que tiene la iniciativa de emprender su negocio o empresa en Colombia, este proceso, ya que es el punto de partida para que desarrollemos una actividad empresarial formal.

En Colombia hemos dado pasos agigantados en este tema aunque nos falta, pero con pleno conocimiento de causa les puedo decir que hoy en día los trámites y días necesarios para registrar una empresa se han reducido notablemente (30 ª 45 días), esto permite que nuestro nivel de competencia sea mayor con relación a otros países.

1.  PASO 1:  (CREAR EMPRESAS EN COLOMBIA)

Para entrar en materia lo primero que se debe tener claro para Crear una
Empresa es la idea y la convicción de querer ser empresario, saber que es un
proceso duro lleno de permanentes retos. Posterior a la idea, hay que
desarrollar la misma en un Plan de Negocios PDN, el cual es el documento
central que se convierte en el manual de operaciones de nuestra organización
Business Group Corp, debemos realizar un trabajo serio en esta etapa previa,
hacer una detallada Investigación de Mercado, diseñar la Estructura
Administrativa, evaluar y analizar financieramente el proyecto, entre otras
áreas vitales en las empresas. De igual forma debemos tener en cuenta que
este documento se convierte en la carta de presentación de la naciente
empresa para participar en convocatorias u obtener inversionistas. Para este
ítem les relaciono links en los cuales pueden obtener los formatos más
comunes de planes de negocio:

http://businessgroupcorp.blogspot.com/2012/01/como-desarrollar-un-plan-de-negocios.html

Posterior a tener la idea plasmada en el PDN, procedemos a elegir qué tipo de sociedad vamos a constituir ya que esta determina los pasos siguientes de registro y matricula, de manera breve mencionaremos los tipos de sociedades y empresas, con sus respectivas características teniendo en cuenta que se debe revisar el propósito de la empresa, el número de socios, el grado de obligación y responsabilidad a asumir. En el siguiente cuadro resumen (Hacer Clic para Ampliar):

Si nuestro emprendimiento, no cuenta con socios, tenemos dos alternativas válidas, estas son: inscribirnos en Cámara de Comercio como Comerciante-Persona Natural o inscribirnos como Empresa Unipersonal, la cual tiene características similares a la Sociedad Limitada.

Cuando tengamos claro qué tipo de empresa vamos a constituir damos inicio a los tramites ante las diferentes entidades. Los cuales describo a continuación:

    a)  ANTE CAMARA DE COMERCIO:

1. Verificar la disponibilidad del Nombre.

2. Diligenciar el formulario de Registro y Matricula.

3. Diligenciar el Anexo de Solicitud del NIT ante la DIAN. (También se puede hacer en la DIAN).

4. Pagar el Valor de Registro y Matricula.

   b) ANTE LA NOTARIA:

1. Escritura Pública. (Esta deberá ser presentada ante Cámara de Comercio en el momento del Registro)

Tener en Cuenta: Todo tipo de sociedad comercial, si tienen menos de 10 trabajadores o hasta 500 salarios mínimos de activos al momento de la constitución, no necesitan escritura pública para constituirse.

   c)  ANTE LA DIAN:

1. Inscribir el RUT (Registro Único Tributario).

2. Obtención del NIT (Número de Identificación Tributaria).

   d) ANTE LA SECRETARIA DE HACIENDA DE LA ALCALDIA:

1. Registro de Industria y Comercio.

2. Registro de Uso del Suelo, Condiciones Sanitarias y de Seguridad.

NOTA: Los tramites de DIAN y Secretaria de Hacienda, se pueden realizar en el caso de algunas ciudades directamente en la Cámara de Comercio.

Como conclusión debo decir que este artículo está compuesto por mis opiniones personales y trabajo investigativo, y sé que les servirá como referencia y punto de partida para crear sus empresas, pero les recomiendo asesorarse, porque cada caso particular tiene variables y además estos procedimientos pueden variar en las diferentes ciudades.

MARCO JURIDICO:

• Código de Comercio Colombiano, Libro Segundo, artículo 98 y subsiguientes.

• Ley 80 de 1993 artículo 7 Parágrafo 3°.

• Ley 222 de 1995.

• Ley 1014 del 26 de enero 2006.

• Decreto 4463 del 15 de diciembre de 2006.

• Estatuto Tributario artículo 79.

2.  PASO 2: QUE DEBES TENER EN CUENTA SI DESEAS CREAR EMPRESA EN COLOMBIA:

Si buscas Crear Empresa en Colombia como persona natural, puedes hacerlo
con una visa de turista, no necesitas el documento de identidad colombiano
para hacerlo; sin embargo, si quieres crear empresa en Colombia del tipo SAS,
debes contar con un ciudadano colombiano o un extranjero con cedula de
extranjería vigente para que sea tu representante legal. Además debes tener
plena confianza en esta persona, por lo demás, el representante legal puede
ser cualquiera.

El representante legal deberá figurar en el permiso legal del negocio, mientras El extranjero (usted) debe hacerse de un documento notarial que claramente señale que el inversionista extranjero (de nuevo usted) está en control de su justa parte del negocio o empresa. Una vez que la Visa de Negocios en Colombia y la Cedula de Ciudadanía Extranjera son expedidas por el gobierno colombiano, usted puede poner su empresa bajos su propio nombre y figurar oficialmente como representante legal. Para las modalidades de SAS o SA el representante legal, no usted es quien tiene acceso a la cuenta de banco corporativa, es por esto que se debe ser sumamente cuidadoso con quien escoja si toma esta decisión.

Tome en consideración que al Crear Empresa en Colombia bajo la modalidad de persona natural, con el tiempo y dadas las condiciones puede convertirla en SAS.

3.  PASO 3: INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LA VISA DE NEGOCIOS EN COLOMBIA, PARA CREAR EMPRESA EN COLOMBIA

Típicamente hay 3 tipos de Visa de Negocios en Colombia.

1) Visa de Negocios en Colombia Regular – Fue creada para personal de compañías extranjeras que viajan a Colombia para participar en reuniones de negocios, hacer trabajo de asesoría, etc. Legalmente, esto no constituye un trabajo formal en Colombia, ya que la paga llega al país desde el exterior.

2) Visa de Socio o Propietario de una Empresa o Negocio – Diseñada para extranjeros que desean Crear Empresa en Colombia, para tales efectos también es válido comprar una empresa existente.

3) Visa de Trabajo en Colombia – Visa creada para esas personas que planean quedarse por largo tiempo en Colombia y que van a trabajar formalmente para una empresa Colombiana. Las personas que aplican para esta visa deberán demostrar que tienen algún tipo de grado académico que le permita desarrollar el trabajo para el cual fue contratado.

Para reunir los requisitos para Crear Empresa en Colombia, forzosamente se debe adquirir parte de una empresa o compañía efectiva, o bien tener su propia empresa en la cual se demuestre una inversión suya de 100 salarios mínimos vigentes. Para el año presente, 2014 esto representa 67 millones de pesos colombianos o más por individuo. Comúnmente alentamos a nuestros clientes a usar esta opción ya que tiene menos requerimientos que la Visa de Inversionista, aunque esta es una forma de inversión diferente en Colombia.

Prestamos estos servicios adicionales para establecer una empresa como Persona Natural, SAS o SAS. A extranjeros o a colombianos radicados en el exterior. La validez de la Visa de Negocios en Colombia es de un año al inicio y dependiendo de cada caso se debe extender cada vez.

4.  PASO 4: REQUISITOS PARA LA CONSTITUCION DE UNA SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA SAS CON INVERSIONISTAS EXTRANJEROS

La Superintendencia de Industria y Comercio, mediante el cual formula una consulta relacionada con los requisitos para la constitución de una sociedad por acciones simplificada SAS, en los siguientes términos:

1.   Cuál es el proceso que debe seguir un extranjero no nacionalizado en Colombia para la de creación de una empresa, y qué pasa cuando éste ya tiene otra sociedad en otro país, pero no quiere crear una sucursal en Colombia, sino una empresa sobre el mismo producto o servicio?

2.   Sí uno de los socios es chileno, pero esté no puede venir a firmar la documentación correspondiente a la sociedad, qué documentos debo presentar para acreditar su calidad de socio, sin él estar presente al momento de la creación de la empresa, teniendo en cuenta que es una SAS.

Al respecto, este Despacho se permite hacer las siguientes precisiones jurídicas, a la luz de la Ley 1258 de 2008. Por la cual se crea la sociedad por acciones simplificada SAS:

                      I.        De conformidad con lo dispuesto en el artículo 5º ibídem, “La sociedad por acciones simplificada se creará mediante contrato o acto unilateral que conste en documento privado, inscrito en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio del lugar en que la sociedad establezca su domicilio principal, en el cual se expresará cuando menos lo siguiente:

    a)   Nombre, documento de identidad y domicilio de los accionistas.

  b)  Razón social o denominación de la sociedad, seguida de las palabras “sociedad por acciones simplificada”; o de las letras S.A.S.

   c)   El domicilio principal de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución.

   d)  El término de duración, si este no fuere indefinido. Si nada se expresa en el acto de constitución, se entenderá que la sociedad se ha constituido por término indefinido.

  e)   Una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que la sociedad podrá realizar cualquier actividad comercial o civil, lícita. Si nada se expresa en el acto de constitución, se entenderá que la sociedad podrá realizar cualquier actividad lícita.

   f)    El capital autorizado, suscrito y pagado, la clase, número y valor nominal de las acciones representativas del capital y la forma y términos en que estas deberán pagarse.

  g)  La forma de administración y el nombre, documento de identidad y facultades de sus administradores. En todo caso, deberá designarse cuando menos un representante legal.

PARÁGRAFO 1o. El documento de constitución será objeto de autenticación de manera previa a la inscripción en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio, por quienes participen en su suscripción. Dicha autenticación podrá hacerse directamente o a través de apoderado.

PARÁGRAFO 2o. Cuando los activos aportados a la sociedad comprendan bienes cuya transferencia requiera escritura pública, la constitución de la sociedad deberá hacerse de igual manera e inscribirse también en los registros correspondientes.

        II.        A su turno, el artículo 6º ejusdem, prevé que las Cámaras de Comercio verificarán la conformidad de las estipulaciones del acto constitutivo, de los actos de nombramiento y de cada una de sus reformas con lo previsto en la ley. Por lo tanto, se abstendrán de inscribir el documento mediante el cual se constituya, se haga un nombramiento o se reformen los estatutos de la sociedad, cuando se omita alguno de los requisitos previstos en el artículo anterior o en la ley.

       III.        Del estudio de las normas antes citadas, se desprende, de una parte, que La primera, señala expresamente:

a) que la sociedad por acciones simplificada SAS, se debe constituir por documento privado, el cual debe ser objeto de autenticación por quienes participan en la suscripción del mismo, ya sea directamente o por conducto de abogado, salvo cuando se aporten activos cuya transferencia debe hacerse por escritura pública, en cuyo caso se deberá constituirse la sociedad de igual forma; b) tal documento o escritura correspondiente debe inscribirse en el registro mercantil de la Cámara de Comercio del domicilio principal; y

c) que el acto de constitución deberá expresar cundo menos los requisitos allí señalados.

La segunda, consagra que el control de legalidad del acto constitutivo le corresponde a la Cámara de Comercio, cuya inobservancia de alguno de los requisitos legales, hará que ésta se abstenga de inscribir el documento mediante el cual se constituya la sociedad.

Lo anterior, sin perjuicio de que la sociedad, trámite ante la DIAN, de un lado, el RUT para que le sea asignado el NIT correspondiente, y de otro, la resolución de autorización para la facturación pertinente.

Sin embargo, es de precisar que efectuado en debida forma el registro de la escritura pública o privada de constitución, no podrá impugnarse el contrato o acto unilateral sino por la falta de elementos esenciales o por el incumplimiento de los requisitos de fondo, de acuerdo con los artículos 98 y 104 del Código de Comercio.

       IV.        No obstante lo anterior, es de advertir que en lo no previsto en la Ley 1258 ya mencionada, la sociedad por acciones simplificada se regirá por las disposiciones contenidas en los estatutos sociales, por las normas legales que rigen a la sociedad anónima y, en su defecto, en cuanto no resulten contradictorias, por las disposiciones generales que rigen a las sociedades previstas en el Código de Comercio. Así mismo, las sociedades por acciones simplificadas estarán sujetas a la inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, según las normas legales pertinentes (Artículo 45 de la Ley 1258 de 2008).

                V.        En lo atinente a la imposibilidad de asistir uno de los socios extranjeros para autenticar el documento constitutivo de la sociedad SAS, se advierte que el parágrafo 1º del artículo 5º op. cit., de manera textual consagra, la autenticación del documento mediante el cual se constituya la sociedad, se podrá efectuar directamente por la persona constituyente o por medio de apoderado, sin que se exija en este caso condición o calidad alguna referida al apoderado.

En esa medida y considerando que el poder para ese efecto solo habrá de sujetarse a las reglas que su legalización comporta por ser otorgado en el exterior, viene al caso para aportar una mayor ilustración, relacionar las condiciones que a la luz de la legislación nacional se exigen para ese fin.

Cuando los poderes sean otorgados en el exterior, pueden ser extendidos ante el cónsul de Colombia o el funcionario que la ley local autorice para ello, evento en el cual la firma de este último debería ser apostillada de conformidad con lo previsto en la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros.

Siempre que un poder sea otorgado en el extranjero por una sociedad extranjera, el cónsul de Colombia deberá certificar que tuvo a la vista los documentos que acreditan la existencia de la sociedad y que, la persona que confiere el poder es su representante legal, puesto que de adolecer el poder de esta certificación consular, no podrá presumirse que fue otorgado por las leyes del país respectivo y consecuentemente deberá ser rechazado.

Adicionalmente, deberá hacer dar fe de que la sociedad ejerce su objeto social conforme a las leyes del respectivo país. En este evento, la firma del cónsul de Colombia, siempre deberá ser abonada por el Ministerio de Relaciones Exteriores en Colombia.

La única excepción a la regla anterior, la constituye el Protocolo Interamericano sobre Uniformidad del Régimen Legal de los Poderes, que establece que cualquier funcionario a quien la ley del respectivo país atribuyere la función de autorizar el poder (el cual podría eventualmente ser el mismo que apostilla), debe certificar él mismo sobre la debida constitución, sede, existencia legal actual y debida representación de la sociedad por la cual se está otorgando el poder, además del hecho que el objeto para el cual éste se otorga se encuentra comprendido dentro de su objeto o actividad. Esto, sin perjuicio de la autenticación de la firma del respectivo funcionario mediante el mecanismo de la apostilla o, por parte del cónsul de Colombia, de conformidad con lo previsto en los artículos citados de los Códigos de Comercio y Procedimiento Civil, y el mismo Protocolo de Poderes en su artículo V.

      VI.        Ahora bien, si un extranjero que está interesado en participar en la constitución de una sociedad SAS, no puede venir por x circunstancia a firmar la documentación respectiva, éste podrá conferir poder a un abogado para que lo represente en dicho acto y firme los documentos pertinentes.

      VII.        De otra parte, es de señalar que no existe impedimento o restricción alguna para que una persona extranjera no nacionalizado en Colombia, pueda participar en la constitución de una sociedad SAS, a pesar de que éste ya tiene una sociedad en otro país y no quiere crear una sucursal en Colombia para realizar la comercialización de los mismos productos y servicios, toda vez que la sociedad por acciones simplificada SAS una vez inscrita en el registro mercantil forma una persona jurídica distinta de sus accionistas (artículo 2º ibídem).

Cosa distinta es que para que una sociedad extranjera pueda emprender directamente negocios permanentes en Colombia, deberá establecer una sucursal con domicilio en el territorio nacional, para lo cual deberá reunir los requisitos indicados en el artículo 471 del Código de Comercio.

       VIII.        Finalmente, es de observarse que si el capital para constituir la SAS proviene del exterior, se impone seguir los lineamientos trazados por la resolución 51 de 1991, emanada del CONPES, modificada por el Decreto 2080 del 18 de octubre de 2000, a su vez modificado por el Decreto 1844 del 2 de julio de 2003, los cuales contienen las disposiciones relativas a las inversiones internacionales en el país.

Valga anotar que la inversión extranjera en Colombia, salvo excepciones, puede realizarse en cualquier sector de la economía, la cual debe registrarse dentro de los tres meses siguientes a la fecha de su realización, que en el evento en que se realice en divisas se entiende efectuada en el momento del reintegro de las divisas al país por conducto de un intermediario cambiario.

Cabe anotar que con el fin de informarse acerca del régimen de inversiones internacionales, se sugiere consultar la citada reglamentación, así como las circulares expedidas por la Junta Directiva del Banco de la República que determinan los mecanismos para cumplir la exigencia del registro, cuya dirección WEB es la siguiente: www.banrepública.gov.co

En los anteriores términos, se da respuesta a su consulta, no sin antes advertir que la misma tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

5.  PASO 5: DOCUMENTACIÓN Y TRÁMITES

             I.        LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA CONSTITUCIÓN DE UNA SUCURSAL DE SOCIEDAD EXTRANJERA:

Certificado de existencia y representación legal de la sociedad inversionista, expedido por el funcionario competente del domicilio de la sociedad. En caso de tratarse de una persona natural, deberá hacerse llegar una copia del pasaporte.

Poder autorizando a un abogado o persona natural para actuar en nombre de la sociedad inversionista.

     a.   Estatutos de la casa matriz.

   b.   Resolución del órgano competente de la casa matriz autorizando la    apertura de la sucursal en Colombia, señalando como mínimo:

·        Los negocios a que se va a dedicar la sucursal

·        El monto de capital asignado a la misma

·        Su domicilio

·        Su duración.

·        Las causales para la terminación de los negocios.

·        El nombramiento del representante legal y sus atribuciones

·        El nombramiento del revisor fiscal

·        Los documentos mencionados deberán contar con la cadena de legalizaciones establecida en la legislación colombiana, la cual consiste en lo siguiente:

   e)   La autenticación de los mismos por un notario público del domicilio de la sociedad o persona natural inversionista, el cual certifique la representación legal, veracidad del documento y la existencia de la sociedad.

  f)    La verificación de la información de dichos documentos por el cónsul colombiano del mismo domicilio.

   g)  El reconocimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.

  h)  La traducción de dichos documentos al castellano, cuando sea necesario, por un traductor oficial certificado como tal en Colombia.

Los anteriores pasos para legalizar no aplican si el país de donde provienen los documentos está cobijado por la Convención de la Haya, en cuyo caso sólo se requiere la notarización y la «Apostilla», sin perjuicio de la traducción oficial de los documentos, en caso de requerirse.

        II.        PROTOCOLIZAR EN ESCRITURA PÚBLICA:

Para este paso se requieren los documentos mencionados en el primero paso. La escritura pública debe contar con la firma del representante de la compañía extranjera en Colombia.

La firma de la escritura pública de constitución genera el pago de derechos notariales correspondientes al 3.0 por mil del valor del capital asignado.

       III.        OBTENER LAS CARTAS DE ACEPTACIÓN DE LOS CARGOS DE LA SUCURSAL:

Deberán obtenerse cartas de aceptación al cargo de las personas nombradas en los estatutos de la compañía, como es el caso del representante legal y su suplente. Dichas cartas deben incluir el nombre completo de la persona que acepta el cargo, el cargo, el documento y número de identificación de la persona y su firma.

        IV.        EFECTUAR EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT)

Este trámite se puede hacer personalmente o a través de apoderado, ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para así obtener el NIT de la sucursal.

La escritura pública de constitución, las cartas de aceptación, y el formulario adicional para fines tributarios (RUT y NIT si es el caso) diligenciado indicando los impuestos a los que la compañía estará sujeta, deberán inscribirse en la Cámara de Comercio del domicilio de la sucursal. Para ello debe diligenciarse el formulario de matrícula mercantil.

La inscripción en la Cámara está sujeta al pago del impuesto de registro, equivalente al 0.7% del monto del capital asignado a la sucursal. Dicha inscripción debe renovarse anualmente ante la misma entidad. En el siguiente link se puede consultar los rangos establecidos para el pago correspondiente.

              V.        REGISTRAR LOS LIBROS DE LA COMPAÑÍA EN LA CÁMARA DE COMERCIO.

Toda sucursal deberá tener los libros de contabilidad, entre los cuales se incluyen los siguientes:

Libro diario

Libro mayor de balance

Valor de la inscripción de los libros de comercio corresponde al 1.74% de un SMMLV , que para el 2.014 equivale a la suma de COP 10.718 pesos (USD 5,6 teniendo en cuenta una TRM de COP 1.900 pesos)
VI.   ABRIR UNA CUENTA BANCARIA EN LA ENTIDAD DE SU ELECCIÓN.

Toda sucursal debe abrir una cuenta a su nombre en una entidad bancaria. En esta cuenta se hará el depósito del capital por parte de los inversionistas.

Para información  de las entidades financieras en Colombia puede visitar la página web de la Súper Intendencia Financiera.

        VII.        REGISTRAR LA INVERSIÓN EXTRANJERA EN EL BANCO DE LA REPÚBLICA.

Una vez efectuada la inversión, es decir una vez se cubra el capital asignado a la sucursal, y posteriormente en cada aumento del mismo, deberá efectuarse el registro de la inversión extranjera ante el Banco de la República. El procedimiento de registro de la inversión varía dependiendo de la modalidad en la que ésta se haya efectuado. Para información detallada sobre este procedimiento consultar el hipervínculo de cómo registrar la inversión.

También puede visitar la página de E-Regulations en donde encontrará los formatos y formularios para constituir una empresa.

Le invitamos a conocernos, es para nosotros un gusto  y un placer atenderlos y servirles. 

Somos un grupo empresarial con la misión de buscar espacios de gran potencial para empresas, instituciones o  personas visionarias, que puedan moldear estos espacios para su uso, bien sea personal o empresarial, y desarrollar sobre estos sus proyectos. Y así fungimos y actuamos como Agentes Inmobiliarios y Comerciales,  representando como Agentes Corredores y Mandatarios con poder legal y visible de varios clientes para compraventa de inmuebles, predios, propiedades, lotes, terrenos, casas  y Finca Raíz en general, Inversiones, Gestión de Negocios, Agenciamiento Comercial, Representaciones, Bróker, Logística, Agentes, Consultores y Asesores en el campo minero,  minería minas, minerales, carbón, comercialización  de los mismos, Finanzas, Soluciones Integrales a las necesidades de Capital, desde Colombia y Sur América hacia el mundo.

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